Giovedì 28 Ottobre 2021
   
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Lettere formali: cosa sono e come si scrivono

lettera formale

Le lettere formali servono per inoltrare comunicazioni ufficiali, lavorative, oppure diffide, contestazioni ecc. Il termine “lettera formale”, però, è piuttosto generico. Non esiste, infatti, un modello univoco per questo tipo di comunicazioni, ma è consigliabile, comunque, utilizzare un tono formale quando ci si rivolge ad un estraneo, oppure a qualcuno al quale mostrare rispetto.

Tipi di lettere formali

Prima di comprendere come impostare una lettera formale è necessario distinguere tra le diverse tipologie di lettera. Gli esempi classici sono rappresentati dalle circolari che gli enti e le organizzazioni trasmettono a più utenti contemporaneamente per comunicazioni di diverso tipo. Tuttavia, anche le richieste che i privati cittadini fanno agli enti rientrano nel novero delle lettere formali. Anche la lettera di candidatura, o lettera di presentazione, deve essere scritta utilizzando un registro formale. Si tratta di un tipo di lettera che deve essere associata ad un curriculum vitae per descrivere in poche righe i propri punti di forza per catturare l’attenzione di un recruiter. In questo caso, non si conosce chi analizzerà la candidatura, pertanto è bene utilizzare forme comunicative generiche. Fino a qualche anno fa, erano molto gettonate anche le lettere aperte, cioè i messaggi indirizzati ai giornali per divulgare un messaggio importante e spesso di sensibilizzazione. Anche in questo caso, trattandosi di un tipo di lettera destinata ad una platea ampia di sconosciuti, il registro formale è quello maggiormente indicato.

Come inviare una lettera formale

Per inoltrare una lettera formale, è preferibile utilizzare un mezzo di comunicazione in grado di accertare l’avvenuta consegna. Per questo motivo, spesso si preferisce la raccomandata andata e ritorno. Non è necessario, ma è usanza comune, inserire nell’intestazione della lettera (sul margine destro) la dicitura “raccomandata a.r.” che sta ad indicare, appunto, come la lettera è stata inoltrata. Tuttavia, ormai le comunicazioni sono più rapide e veloci, e vengono spesso inviate mediante posta elettronica certificata, che ha lo stesso valore legale della raccomandata. È bene precisare, però, che a seconda della tipologia della lettera si possono utilizzare mezzi di invio differenti. Se si vuole fare un reclamo o mandare una comunicazione importante, la raccomandata o la PEC sono essenziali anche per tutelarsi in caso di problemi con il destinatario. Se, invece, si ha intenzione di candidarsi ad una posizione lavorativa, potrebbe essere sufficiente una mail tradizionale.

Le parti di una lettera

Una lettera formale si compone di diverse parti:

  • Intestazione: deve indicare, in alto a sinistra, i dati del mittente. Nel margine destro, poi, vanno inseriti i dati del destinatario, preceduti da una sigla come Egr. che sta per egregio, oppure Gent.mo/a che significa gentilissimo/a (seguito dal titolo professionale come dott., Oppure avv. ,ecc);
  • Oggetto: in una mail è necessario indicare un oggetto per spiegare il contenuto della comunicazione, eventualmente inserendo anche il numero di comunicazione al quale si fa riferimento;
  • Corpo della lettera: il contenuto del messaggio deve essere chiaro, semplice da comprendere e deve esporre i fatti in maniera oggettiva;
  • Conclusione: servono per fare un riepilogo sintetico di quanto esposto nel corpo della lettera;
  • Saluti: una lettera formale si conclude con generiche forme di cortesia, come ad esempio “distinti saluti”;
  • Firma e data: nelle lettere cartacee va indicata la data di invio e poi apposta la propria firma.

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